La caisse enregistreuse est-elle obligatoire ?

La caisse enregistreuse est-elle obligatoire ?

De nombreux commerçants se posent la question s’il est obligatoire d’utiliser une caisse enregistreuse. Avec les lois de finances actuelles, l’obligation semble justifiée. Mais qu’en est-il exactement ? Toutes les réponses dans cet article. 

Quelles sont les réglementations sur la caisse enregistreuse ?

Actuellement, la loi n’oblige pas l’utilisation d’une caisse enregistreuse. Cependant, les obligations fiscales sont à respecter notamment l’enregistrement des recettes. Toutes les recettes doivent être justifiables peu importe la méthode utilisée :

  • A partir d’un achat de plus de 25 €, un ticket de caisse doit être remis au client. Que le ticket soit rédigé manuellement ou généré automatiquement, les recettes doivent être vérifiables au contrôle. 
  • Pour un montant inférieur à 25 €, le client est toujours en droit de demander un ticket de caisse
  • Pour les factures manuelles, le vendeur doit conserver une souche ou un double de la facture. 
  • Les factures éditées doivent comporter les mentions légales : dénomination du service ou du commerce, date, prix, quantité….
  • La comptabilité doit être exempt de fautes, c’est-à-dire irréprochable. Celle-ci est détaillée et non globalisée. 

Cependant, pendant la période où les clients affluent, les notes manuelles ne sont pas pratiques. C’est tout l’intérêt de l’utilisation de la caisse enregistreuse. Donc pour un petit volume de clientèle, un carnet à souche peut suffire pour la facturation. Pour les moyens et les grands commerces, l’utilisation du logiciel de caisse est inévitable.

Caisse enregistreuse : un matériel recommandé

Pour faciliter la tenue de comptabilité, le logiciel de caisse est recommandé. Il permet de gérer la facturation et vous permet de faire un gain de temps considérable. 

Cependant, depuis le 01 Janvier 2018, quelques modifications ont été apportées sur la mise en place d’un logiciel de caisse. Pour toutes les entreprises assujetties à la TVA, l’utilisation d’un système de caisse est une obligation. Si vous utilisez un logiciel de caisse, vous devez respecter certaines conditions :

  • Conditions d’inaltérabilité : les données concernant les facturations doivent être inaltérables.
  • Conditions de sécurité : les données d’origine, les modifications éventuelles ainsi que les pièces justificatives doivent être sécurisées
  • Conditions de conservation : les données pour une période donnée doivent être conservées
  • Conditions d’archivage : les données doivent être archivées pour une période suffisamment longue.

Toutes ses dispositions ont été prises pour lutter contre les fraudes fiscales. Les logiciels de caisse sont donc conformés à des normes qui est : la certification NF 525. Si vous voulez vous fournir en caisse, vous pouvez opter pour un matériel d’occasion qui est moins cher. Assurez-vous toutefois que votre caisse suit les normes de conformité.

Les avantages d’utiliser une caisse enregistreuse

Le système de caisse est donc avantageux pour de nombreuses raisons

Un gain de temps considérable

La facilité d’utilisation d’un système de caisse enregistreuse est un véritable atout. Les opérations se font plus rapidement :

  • Calcul de la TVA automatisé
  • Impression du ticket de caisse rapide
  • Encaissement facile et rapide
  • Edition d’un ticket de caisse automatisé et conforme à la législation 
  • Enregistrement automatisé des transactions
  • Archivage automatique des données

Vous pouvez donc répondre aux besoins de vos clients rapidement et augmenter la productivité.

Une gestion efficace

Selon le système utilisé, la gestion de votre commerce peut être simplifiée. En effet, les logiciels de caisse performants vous permettent de gérer : les commandes, les rendez-vous, le stock.

En outre, les nouveaux logiciels sont personnalisables en fonction de l’utilisateur (responsable et employé). Vous avez donc la possibilité de piloter votre activité en fonction des paramètres enregistrés. Par exemple, vous pouvez comparer le chiffre d’affaire généré du jour par rapport au même jour de l’année précédente.

Existe-t-il des pénalités pour une caisse enregistreuse non conforme ?

En se conformant aux normes de la caisse NF525, vous ne risquez aucune pénalité en cas de contrôle. A défaut de pouvoir prouver votre conformité, vous aurez 60 jours pour mettre en règle votre situation. Passé ce délai, vous risquez jusqu’à 7 500 euros d’amende. 

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